OneDrive et SharePoint permettent de collaborer sans envoyer plusieurs copies d’un même document. La sécurité dépend toutefois du type de lien et des permissions choisis.

Avant de partager

  • Vérifiez que le document ne contient pas plus d’information que nécessaire.
  • Confirmez l’adresse des destinataires.
  • Décidez si les personnes doivent seulement consulter le fichier ou aussi le modifier.

Partager avec des personnes précises

  1. Dans OneDrive ou SharePoint, sélectionnez le fichier ou le dossier.
  2. Choisissez Partager.
  3. Ouvrez les paramètres du lien.
  4. Privilégiez Personnes spécifiques pour un document confidentiel ou destiné à un groupe limité.
  5. Désactivez Autoriser la modification si une consultation suffit.
  6. Activez les protections supplémentaires proposées, comme le blocage du téléchargement ou une date d’expiration, lorsque votre organisation les rend disponibles.
  7. Entrez les destinataires, ajoutez un message clair et envoyez l’invitation.
Évitez un lien accessible à toute personne possédant le lien pour les renseignements confidentiels, financiers ou personnels.

Vérifier et modifier les accès

  1. Sélectionnez de nouveau le fichier ou le dossier.
  2. Ouvrez Gérer l’accès.
  3. Vérifiez les personnes et les liens qui ont encore accès.
  4. Modifiez une permission ou supprimez un lien devenu inutile.

Bonnes pratiques

  • Partagez le dossier approprié plutôt que toute une bibliothèque.
  • Donnez l’accès en modification seulement aux collaborateurs qui en ont besoin.
  • Révisez périodiquement les accès externes.
  • Si un lien a été envoyé au mauvais destinataire, supprimez-le immédiatement et créez-en un nouveau.

Référence officielle

Gérer le partage et les autorisations dans OneDrive et SharePoint

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