Politique de confidentialité

Notre engagement

À qui et à quoi cette politique s’applique-t-elle?

La présente politique s’applique à Service Informatique Personnalisé, faisant affaire sous le nom de SIP Informatique (« SIP », « nous »), ainsi qu’aux renseignements personnels recueillis par notre site Web, nos formulaires, nos communications électroniques et nos services.

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement. Les coordonnées professionnelles d’une personne peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu’elles permettent de l’identifier.

Ce que nous recueillons

Quels renseignements pouvons-nous recueillir?

Selon la façon dont vous interagissez avec SIP, nous pouvons recueillir les catégories suivantes :

Comment les recueillons-nous?

Nous les recueillons directement auprès de vous lorsque vous remplissez une demande d’information, vous abonnez aux actualités, planifiez une rencontre, nous écrivez, nous appelez, ouvrez une demande de soutien ou nous fournissez des renseignements dans le cadre d’un mandat.

Les champs marqués d’un astérisque sont nécessaires pour traiter la demande. Vous pouvez refuser de fournir un renseignement facultatif. Si un renseignement essentiel n’est pas fourni, nous pourrions ne pas être en mesure de répondre à la demande ou de fournir le service demandé.

Des fins précises

Pourquoi utilisons-nous ces renseignements?

• Répondre à une question, préparer un échange ou traiter une demande de service;
• Planifier, confirmer et assurer le suivi d’une rencontre;
• Évaluer les besoins informatiques d’une organisation et proposer des solutions pertinentes;
• Créer et administrer un dossier client, fournir du soutien et exécuter nos obligations contractuelles;
• Communiquer des avis importants concernant nos services, la sécurité ou une relation d’affaires;
• Confirmer votre abonnement par courriel, envoyer un aperçu de nos nouvelles publications lorsque vous y avez expressément consenti et gérer votre désabonnement;
• Protéger nos systèmes, prévenir la fraude, enquêter sur un incident et respecter nos obligations légales.

Consentement et nouveaux usages

Nous utilisons vos renseignements pour les fins expliquées au moment de leur collecte ou dans cette politique. Nous demanderons un nouveau consentement avant de les utiliser pour une autre fin, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige. SIP ne vend ni ne loue vos renseignements personnels.

Décisions automatisées et profilage

Le site ne prend pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et SIP n’utilise pas les réponses aux formulaires pour effectuer du profilage publicitaire.

Accès restreint

Qui peut avoir accès à vos renseignements?

Au sein de SIP, l’accès est limité aux membres de l’équipe qui en ont besoin pour répondre aux demandes, planifier les rencontres, fournir les services, gérer la facturation, assurer la sécurité ou respecter nos obligations.

Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements pour notre compte, notamment :

• OpenAI et ses fournisseurs d’infrastructure, dont Cloudflare, pour l’hébergement et le fonctionnement du présent site, ainsi que Cloudflare Turnstile pour la protection anti-robot des formulaires;
• Microsoft, notamment pour les courriels, Microsoft 365, Teams, Azure et les communications d’affaires;
• Resend, notre fournisseur d’envoi courriel, pour transmettre les confirmations d’abonnement et les actualités aux personnes abonnées;
• Des fournisseurs de sécurité, de sauvegarde, de soutien, de télécommunications, de paiement ou de services professionnels lorsque nécessaire.

Ces fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements que pour rendre les services prévus ou selon ce que la loi autorise. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements à une autorité lorsque la loi l’exige, ou lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de SIP et d’autres personnes.

Traitement à l’extérieur du Québec

Certains fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis. Avant une communication hors Québec, SIP évalue les facteurs relatifs à la vie privée et met en place les mesures contractuelles et de sécurité appropriées lorsque la loi l’exige.

Cycle de vie

Combien de temps conservons-nous les renseignements?

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux fins indiquées et pour respecter nos obligations légales, fiscales, contractuelles et de sécurité. Une demande d’information ou de rendez-vous qui ne mène pas à une relation d’affaires est normalement supprimée ou anonymisée au plus tard 24 mois après le dernier échange, sauf nécessité documentée ou obligation légale contraire.

À la fin de la période applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi.

Comment les protégeons-nous?

SIP applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables selon la sensibilité, la quantité et le support des renseignements. Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès, l’authentification, la journalisation, la protection des appareils et des réseaux, les sauvegardes ainsi que la sensibilisation du personnel. Aucun système n’offre toutefois une sécurité absolue.

Les formulaires utilisent un champ-piège invisible, une limite de fréquence par adresse IP et par adresse courriel ainsi qu’une vérification Cloudflare Turnstile. Les identifiants servant à limiter les tentatives sont hachés avant leur conservation et ne sont utilisés qu’à des fins de sécurité. Une adresse inscrite à l’infolettre demeure en attente jusqu’à la confirmation du lien envoyé par courriel.

Navigation

Témoins, technologies similaires et sites externes

Le site utilise des témoins strictement nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à la mémorisation de vos choix. Les témoins de préférences, de mesure d’audience, de marketing et de contenus externes demeurent désactivés jusqu’à votre consentement. Votre choix est conservé pendant six mois et peut être modifié en tout temps.

Lorsque vous autorisez la mesure d’audience, Google Analytics 4 reçoit des renseignements techniques et d’utilisation, notamment les pages consultées, le type d’appareil, le navigateur et une localisation approximative. SIP utilise ces statistiques agrégées pour comprendre l’utilisation du site et améliorer ses contenus. Les signaux Google et la personnalisation publicitaire demeurent désactivés. Aucun script Google Analytics n’est chargé avant votre autorisation, et son chargement cesse si vous retirez ce consentement.

Notre site contient des liens vers des services externes, notamment le portail client. La collecte effectuée sur ces services est régie par leurs propres avis ou politiques. Nous vous invitons à les consulter avant de transmettre des renseignements.

Vous gardez le contrôle

Quels sont vos droits?

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• L’accès aux renseignements personnels que SIP détient à votre sujet;
• La rectification d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• Le retrait de votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci;
• La cessation de la diffusion ou la désindexation dans les circonstances prévues par la loi;
• La communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique.

Une demande doit être transmise par écrit au responsable identifié ci-dessous. Nous pourrons vérifier votre identité avant de répondre. SIP répond aux demandes d’accès ou de rectification dans les 30 jours de leur réception, sous réserve des prolongations et exceptions permises par la loi.

Transparence et recours

Incidents de confidentialité et plaintes

SIP tient un registre des incidents de confidentialité et prend les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et éviter qu’un incident semblable se reproduise. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information sont avisées conformément à la loi.

Pour déposer une plainte, décrivez la situation, les renseignements concernés et, si possible, les dates pertinentes dans un courriel adressé au responsable. La plainte sera traitée de façon confidentielle, impartiale et diligente. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

Mises à jour

Modification de la politique

Nous réévaluons cette politique lorsque nos pratiques ou les exigences applicables changent. La version à jour est publiée sur cette page avec sa date de modification. Lorsqu’un changement est important, nous prenons des moyens raisonnables pour le porter à l’attention des personnes concernées.